Google Sheets, outil très utilisé tous les jours dans le monde du marketing numérique. Outil aussi que peu d’écoles couvrent en formations, sauf en prenant un cours optionnel qui parle seulement de cet outil.

Notez que je parle de Google Sheets tout au long de cet article, mais beaucoup de ce qui est écrit ici peut être valable pour Microsoft Excel. Google Sheets a remplacé Microsoft Excel à nos bureaux puisque celui-ci s’intègre mieux dans Google Drive et qu’il est gratuit.

Google Sheets est très utile pour lire un fichier avec beaucoup de chiffres, mais il peut l’être encore plus si vous savez comment s’en servir ! Pour ça, il faut surtout savoir essayer et cliquer partout !

 

Pourquoi utiliser Google Sheets pour le marketing ?

C’est dans les nuages. Le cloud permet de vous connecter à partir de n’importe quel ordinateur et de modifier facilement le document — des modifications que les autres utilisateurs pourront voir en live. Vous pouvez aussi utiliser l’outil en mode hors-ligne au besoin.

C’est gratuit. Toujours pratique si on compare à une license Microsoft Office qui peut coûter cher lorsque vous êtes une dizaine à utiliser une licence chacun.

C’est possible de l’utiliser sur mobile. Donc, on peut n’importe quand se connecter avec son téléphone sur son espace disque Google et modifier un fichier Google Sheets.

Il y a des extensions disponibles. Un peu comme Google Chrome, ces extensions peuvent complètement transformer et optimiser votre utilisation de l’outil car certaines sont faites pour simplifier la vie de marketers (on en parle plus tard dans l’article). Certaines vous permettent même d’importer des données de Google Analytics, Google Search Console et Facebook Ads !

 

Les termes utilisés à comprendre

Voici quelques termes à comprendre afin d’être certain que nous parlons le même langage. Parce que l’utilisation est parfois en anglais, j’ai mis les termes anglophones entre parenthèse.

  • Colonne (Column) : Une plage de cellules à la verticale, dénommée par une lettre.
  • Rangée (Row): Une plage de cellules à l’horizontale, dénommée par un chiffre.
  • Cellule (Cell): Une cellule est une case dans la feuille Google Sheets.
  • Plage de sélection / Sélection (Range): Une sélection de cellules (horizontale, verticale ou les deux)
  • Fonction (Function): Une fonction permet de faire une action qui est programmé dans Google Sheets. C’est la maîtrise des fonctions qui permet sortir du cadre habituel de Google Sheets et maximiser son utilisation.
  • Formule (Formula): Les formules commencent par  » =  » et inclues un mélange de fonction et autre manipulation de données.

 

Les fonctionnalités à connaître de Google Sheets

Notez que j’ai créé un fichier Google Sheets pour voir les exemples :  https://docs.google.com/spreadsheets/d/1RCWd53ACLkowuv7w9YybLXAgaehCjkDZM_3U3YxmDYg/edit?usp=sharing

Cacher des données

Cacher des données est une façon simple de ne pas afficher des données sans les effacer. Notez que des données cachées seront affectées par une formule qui couvre la plage dans laquelle les données se situent. Il est recommandé de cacher des cellules contenant des formules importantes qu’on ne voudrait pas facilement modifiables.

Pour cacher, il faut sélectionner les cellules à cacher et cliquer sur « Hide »:

Figer les volets

Avec Google Sheets, vous pouvez figer les volets très facilement à l’aide de la souris. Il est très utile de figer les volets lorsque vous utilisez des tableaux. Cela vous permet de garder afficher un certain nombre de colonnes ou rangées peu importe où vous vous trouvez sur la page.

Pour le faire dans Google Sheets :

 

Ajouter des filtres

Un filtre permet d’afficher les cellules correspondantes au filtre sélectionné. Vous êtes en mesure de faire un filtre qui répond à vos besoins selon vos besoins précis. Par exemple, vous pourriez faire un filtre pour seulement les cellules comprenant le mot « remarketing » ou encore seulement les cellules dont la somme est inférieure à 10.

Pour créer un filtre, il faut d’abord sélectionner la région que vous souhaitez filtrer puis cliquer sur l’outil de filtre. Voici une vidéo qui explique le fonctionnement :

 

Classer les données

Il est possible de classer les données en ordre croissant ou décroissant d’une plage de cellule en appuyant sur un bouton. Par contre, il y a des situations où nous voulons classer les données d’un tableau selon un champ spécifique, il faut alors aller dans l’option dans le menu. Voici une vidéo qui explique comment faire :

 

Formatage conditionnel et nuance de couleur selon les valeurs

Le formatage conditionnel permet de modifier le formatage (couleur) des cellules selon des critères précis, vous permettant par exemple de mettre en rouge les cellules avec un pourcentage négatif et en vert les cellules avec un pourcentage positif.

Pour se faire :

 

Le formatage qui affiche des nuances de couleurs selon les valeurs est une fonctionnalité qui permet de facilement créer des heatmaps à l’intérieur d’une plage de données. Très pratique lorsque vous voulez montrer rapidement les résultats les plus pertinents dans un tableau.

Voici une vidéo qui explique comment :

Comment créer une liste de choix déroulant

Une liste de choix déroulant peut être très utile lorsque vous créez un fichier qui permet de faire des opérations basées sur des champs. Vous pouvez donc simplifier l’entrée de données ou limiter le choix à une liste créée par vous.

Voici une vidéo qui explique comment :

 

Comment faire et modifier un graphique

Un graphique permet d’afficher visuellement des données qui ont un lien entre elles et pour avoir quelque chose de beau à présenter. Il faut savoir qu’il existe plusieurs types de graphiques et qu’il y en a surement un pour vos besoins précis.

Il faut aussi savoir que Google Sheets permet beaucoup de personnalisation sur un graphique. Je pourrais écrire un article de 2000 mots seulement pour les graphiques, mais la meilleure façon de les découvrir, c’est d’en créer et de voir les options. Je vais quand même passer à travers les quelques options dans une vidéo :

 

Comment regrouper (merge) des cellules

La fonction « merge » de Google Sheets a principalement pour but de modifier l’affichage des cellules et peut permettre un peu plus de liberté d’affichage.

Voici une vidéo qui explique comment :

 

 

Bien utiliser le tableau croisé dynamique (Pivot Table)

L’un des outils les plus utiles pour un marketer qui utilise Google Sheets est le tableau croisé dynamique ! C’est un outil qui permet d’afficher des données croisés, mais aussi de faire des calculs avec les valeurs du tableau. C’est probablement l’outil le plus puissant disponible sur Google Sheets / Excel. Avec de grands pouvoirs vient de grandes responsabilités, pour bien l’utiliser il faut comprendre les bases du tableau croisé. C’est pourquoi j’ai décidé de faire une section complète sur cet outil.

Comment créer un tableau croisé

Pour créer un tableau croisé, il suffit de cliquer sur une cellule du tableau et ensuite choisir le menu « Data » et « Pivot Table… » :

Cela va créer une nouvelle feuille avec les champs du tableau croisé :

C’est maintenant la vraie partie de plaisir qui commence.

Utilisation générale du tableau

Voici une vidéo qui présente les fonctionnalités principales d’un tableau croisé. Le but de cette vidéo est de vous montrer les éléments de base qui composent un tableau croisé :

 

Les champs calculés

La vraie utilité d’un tableau croisé dynamique se trouve dans la possibilité de créer des champs calculés selon nos besoins. Par exemple, on pourrait décider de créer une valeur de coût par clic qui se calcule automatiquement. Car vous savez qu’on ne peut pas faire la somme de CPC en espérant avoir un résultat qui fait du sens. Même chose pour une moyenne de coût par clics, nous n’avons pas le choix de prendre tous les chiffres ensemble et de le calculer manuellement vs faire… la moyenne des CPC. SVP ne faites jamais ça.

Pour les exemples montrés ici, n’hésitez pas à vous rendre dans le document Google Sheets qui contient tous les exemples : https://docs.google.com/spreadsheets/d/1RCWd53ACLkowuv7w9YybLXAgaehCjkDZM_3U3YxmDYg/edit?usp=sharing

Donc, comme le montre la grille, il s’agit de performances de campagnes Facebook Ads. Le nom des campagnes a été changé pour conserver l’anonymat.

 

Commençons par calculer le coût par clic en utilisant un champ calculé. Pour créer un champ calculé, il faut aller dans la colonne de droite en dessous de « Values » et choisir « Calculated Field »:

Ensuite, pour le CPC nous voudrons : =’Amount Spent (CAD)’/’Link Clicks’

Il faut écrire les formules entre guillemets simples et écrire le nom du champ exactement de la même façon qu’il est écrit dans votre feuille de calcul; la moindre faute créera une erreur. Cela donne le résultat suivant :

Cela gardera la formule pour calculer selon les colonnes et rangées choisies. Donc, vous pouvez rajouter des rangées et les calculs se feront automatiquement à nouveau.

Allons-y avec le taux de clic : =’Link Clicks’/Impressions (Vous n’avez pas besoin des guillemets simples lorsque la valeur a seulement un mot.)

Coût par achat : =’Amount Spent (CAD)’/’Website Purchases’

Et ainsi de suite. Cela peut donc vous donner un tableau croisé qui affiche les différentes métriques calculées :

 

 

Formules utiles pour les marketers

Voici quelques formules qui peuvent vous être utiles en tant que marketers (ou n’importe quel être humain qui utilise Google Sheets).

Find – FIND(search_for, text_to_search, [starting_at])

Cette formule permet de savoir à quel nombre de caractères le terme recherché est présent. Cela vous permet aussi de savoir si le terme est présent ou non.

Seul, ça peut paraître peu utile, mais si vous utilisez FIND avec un LEFT ou RIGHT, cela peut vous permettre d’aller chercher seulement tous les caractères avant un mot précis dans une chaîne de lettres :

Vlookup – VLOOKUP(search_keyrangeindex[is_sorted])

Je dois avouer que Vlookup est ma fonction préférée dans Google Sheets. C’est une fonction qui permet de chercher une valeur associée à une autre valeur dans un tableau. Cela peut -être très utile pour importer des données d’un tableau rempli de données à un autre tableau sans avoir besoin de voir toutes les données.

Vous pouvez donc avoir plusieurs bases de données Google Sheets et tirer toutes les informations de celles-ci basé sur la valeur cherchée. VLookUp + Find peuvent vous donner un éventail de possibilités, encore une fois, infinies.

CountIf – COUNTIF(rangecriterion)

Cette formule permet de compter le nombre de cellules qui corresponde au critère mis en place.

 

Search – SEARCH(search_for, text_to_search, [starting_at])

Cette formule ressemble beaucoup à FIND, mais ne regarde pas la capitalisation des mots.

 

If – IF(logical_expressionvalue_if_truevalue_if_false)

La formule IF est à mes yeux une des formules les plus importantes à bien comprendre. Elle permet d’afficher une valeur selon la condition de la cellule. Commençons avec un exemple simple :

Ensuite, vous pouvez ajouter plusieurs niveaux de complexité en ajoutant des IF dans les « valeurs si fausse » pour faire un arbre de décision:

Cela amène les possibilités d’utilisation à l’infini (ou presque). Vous pouvez donc commencer à ajouter des catégories de campagnes selon les mots-clés à l’intérieur (notez que j’utilise la fonction IfError qui est expliquée par la suite) :

Le plus dur quand on commence à imbriquer les formules comme cet exemple, c’est de l’avoir du premier coup. Il est recommandé de prendre chaque portion de la formule à part pour vérifier ce qui marche et ce qui ne marche pas. On n’arrive pas à faire des  longues formules de ce genre si facilement du premier coup.

 

IfError – IFERROR(value[value_if_error])

 

Concatenate – CONCATENATE(string1[string2, …])

J’en parle, mais il y a une façon plus simple de faire cette opération : =W6&X6. Le « & » vient remplacer concatenate. Cela peut vous permettre de faire des fonctions avancées pour jouer avec vos données :

Ou encore plus intéressant :

Les possibilités sont encore une fois infinies.

 

Clean – CLEAN(text)

Clean est une formule un peu différente, mais peut être très utile parfois. Elle permet de nettoyer des cellules, elle enlève les caractères spéciaux. Cela peut être utile pour copier coller du code HTML dans Google Sheets par exemple.

 

LEN –LEN(text)

Formule très simple pour savoir le nombre de caractères d’une cellule. Très utile pour vos fichiers de campagne AdWords.

 

 

Les meilleures extensions pour Google Sheets

Voici quelques extensions qui vous permettrons de maximiser votre utilisation de Google Sheets et de vous sauver du temps.

Supermetrics : L’extension Google Sheets est la plus utile au monde pour n’importe quel marketer. Cette extension permet d’extraire les statistiques de Facebook Ads, Google AdWords et une centaine d’autres sources comme Twitter Ads, Instagram Ads, LinkedIn Ads. C’est aussi cette extension qui vous permet d’avoir accès à ces mêmes données à travers Google Data Studio. Disons que ce n’est pas un outil à prendre à la légère.

Google Analytics : Une extension très simple créée par Google pour vous permettre de voir les statistique de Google Analytics dans Google Sheets. Très intéressant si vous voulez rapidement extraire les données de Google Analytics pour les avoir dans un rapport Google Sheets.

Power Tools : Je ne connais pas l’outil, mais l’extension est très complimentée et recommandée par ses utilisateurs et semble être dans les tops à connaître pour votre utilisation de Google Sheets.

Remove Duplicates : Une autre extension que je ne connaissait pas avant de faire ma recherche pour cet article, mais ce problème m’est arrivé tant de fois que je l’ai installé sans y réfléchir deux fois. Une des fonctions que j’adorais sur Excel qui n’est pas dans Google Sheet est maintenant disponible à travers un extension.

Thoma Daneau

Auteur Thoma Daneau

Passionné du web depuis plusieurs années, le marketing numérique commence à lui révéler tous ses secrets.

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